株式会社かこ川商店

知恵を出し合い改善中

今回は事業継承をしたアーバンサービスの事務所の様子を少しだけご紹介。

ここでは経理業務をはじめ、いろいろな事務を行っています。

この「事務」という業務、どこの会社にもある業務ですが、簡単な様で実はかなり奥が深く、当然、会社によってやり方、ルールはまちまち。

例えば、かこ川商店でもアーバンサービスでも請求書を発行していますが、導入しているシステムは異なり、やり方ももちろん異なります。

今、アーバンサービスでもかこ川商店での請求書の発行方法に近いやり方にしようということになり、そのやり方を整えるお手伝いをしています。

アーバンサービスの経理のことなら何でも知っているYさんに今のやり方を教えてもらいつつ、

かこ川商店ではこういう流れでやっていますよ、とか、そのためにこういうリストを作っていますよ、などの情報を伝えつつ、

お互いの経験をフル活用し、知恵、アイデアを出し合って進めています。

どうせなら、誰にでもわかりやすいやり方にしたい!

今あるものを最大限に利用して少ない手間で必要なリストを作りたい!という欲求を満たしつつ、

何よりもミスが起こりにくく、やりやすい方法にすることが目標!!

Yさん作成のリストはすでに何回かバージョンアップを続けており、またシステムの今まで使用していなかった機能を利用するため、Yさんがシステムのコールセンターに電話して聞くこともあれば、私がホームページを検索することも。

「大丈夫かな、ちゃんとできるかな」とこわごわと始めたことが、「これならうまくいきそう」「こうすればスムーズにできる」と思えたときの喜びは大きいです。

ずっと同じ業務をしているといつの間にか「こうするのが当然!」と思いがちですが、本当にそれが当然で、それしかやり方がない?

もちろん複雑なやり方には深〜い理由がある場合もありますが、ずっとこのやり方だったから、というだけの場合や、以前はこうだったからこうしていたけど、実は今はこうする必要はない、なんていうことも。

導入しているシステムでも「そういえば、ここ触ったこともないな」という機能があったり・・・。

なので「なぜこのやり方なの?」「この機能ってなんのためにあるんだろう?利用すると便利になる?」と立ち止まって考えてみることは必要だな、と改めて実感する日々です。

 

お互いの会社を知り、よりやりやすい方法に変えていく活動はまだ始まったばかり。

試行錯誤の日々は続きます。

2021年7月21日 10:50 AM  カテゴリー: かこ川の日常




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