Vol.3 ソフトウェアの変更・データ連携 編
アーバンサービスでの業務改善はまだまだ進行中です。
今回は、使用するソフトウェアの変更にまつわる試行錯誤の様子をご紹介します。
今までは
①A社の販売ソフトで売上を入力して請求書を作成、
②B社の会計ソフトで会社のお金の動きに加えて、売掛金と入金状況も管理していました。
なので販売ソフト、会計ソフト両方に顧客情報と売上を登録する必要があり、同じ情報を２回入力するという手間がありました。
それを①の販売ソフトはそのままで、使用していなかった売掛金管理の機能を使用するようにし、
②の会計ソフトを販売ソフトと同じA社のものに変更、
①の販売ソフトで入力した情報を②の会計ソフトに少ない手間で取り込めるようにすることにしました。
文字で見るとややこしいですね・・・。
簡単に言うと２回入力していたのを１度の入力で済むようにしよう、ということです。
新しい会計ソフトの初期設定は税理士事務所の方がしてくださったものの、販売ソフトの情報を会計ソフトに取り込む方法は自力で解決しなければならないことに。さあ、どうする？
とりあえず、なんとなくここ？という画面を開いてみるもやり方はわからず・・・。そこで、会計ソフトの販売会社のHPにアクセスし、マニュアルを確認。このマニュアル、わかりやすそうに見えて、読み進めると…「やり方は２つあってそれぞれのメリット、デメリットはこうなっていて」「こういうこともできるし、これだけと条件を絞ることもできる」などなど、親切設計が余計私の頭を混乱させる・・・という状況。
ええい、画面を眺めてもよくわからん！と印刷し(印刷しないと文章が頭に入ってこないのは私が昭和生まれだから？）、必要なところにラインを引き、自分なりに書き込みをし、だんだん受験勉強状態に。その甲斐があってなんとかやり方とどういう方式でするのがよいのかがわかってきました。
かこ川商店でシステムの更新があった際に、システムはそうそう壊れないし、間違って入力しても後で削除してしまえば大丈夫、という経験があったので、とにかくやってみることに。
まずはマニュアルを見ながら販売ソフトのほうで「こうするのがよいだろう」と判断した設定に変更してデータを出力してみると、おっ意外とすんなりいきそう♪
次に会計ソフトで取り込み。ところが「マッチングの設定ができていない」とのメッセージが表示され、その設定をしろ、という画面が登場。そういえば、そんな設定が必要とどこかで見たような、でもなんじゃこの画面は？マニュアルにはなかったよね。とりあえず、つついてみるもよくわからず、その日は時間がなかったこともありそこで終了。
翌日、改めてマニュアルを見返し「マッチング」についての記載を再確認。販売ソフトでも会計ソフトでもできるけれど、印刷したマニュアルには販売ソフトでやるやり方しか記載がなかったので、こちらで設定を見直し。そして、データを再度出力。これは前日にもした作業なので順調に進む。問題はここから。
いよいよ会計ソフトで再度読み込み。今度はうまくいってね、と願いつつおそるおそるやってみると「インポートは無事終了しました」の表示。えっこれで終了？もしかして、できたの??
確認してみると、おー販売ソフトで入力したデータがちゃんと反映されている!!
やった!!できた！ 気分はゲームでボスを倒して攻略した感じ?（おおげさ・・・）
もちろん課題はこれだけではないので、まだまだ「戦い(?)」は続くのですが、ゲームでいえばひとまず一面クリア♪
以前にかこ川商店でシステムの更新があった際にシステム会社の方に「とにかく触ってみて慣れてください」と言われました。
実際やってみないとできるようにならないし、「前の方がよかった」と最初は思っていても、使っている内に新しい方のよさもわかってくるし、できることも広がります。やってみてできなければ他の方法を考えればよいだけ。
もちろん重大なことが起きないようにしなければいけないけれど、そこさえ押さえられれば、とにかく「できる」と思って「やってみる」こと。
日々挑戦&改善は続きます。
Vol.2 オフィスの環境変化 編
アーバンサービスでの業務改善は現在も進行中。
ですが、今回は視点を変えてオフィスの変化についてご紹介します。
アーバンサービスの事務所の中は日々進化を遂げています。
机の配置が変わったり、予定を管理するホワートボードが追加されたり、毎週どこかが変わっていっています。
そんな中でも、最近の大きな変化はこちら↓
前回の写真ではいわゆる事務机が並んでいたのですが、かこ川商店と同じくスタンディングデスクになりました。
座りっぱなし、というのは実は健康に悪いってご存知ですか？
筋肉の約７割は下半身に集中しているので、長時間連続して座り続けることで下半身の活動が低下して代謝が悪くなり、肥満や糖尿病のリスクとなるのだそうです。また、血流が悪くなり高血圧の要因にもなるそう。
でも立ちっぱなしだと腰に負担がかかるのでは？と思いますよね。
その対策ももちろんしています。それがこちら↓
スタンディングデスクマットです。
立ってみるとよくわかるのですが、これがあるのとないのでは腰への負担が大違い。スタンディングデスクの頼れる相棒です。
スタンディングデスクになってよかったことは他にも。収納力が格段にUPしました。デスクの下が棚になっているのでファイルなども、たくさん収納できます。↓
ここを上手に活用することでデスクはいつも広々と活用することができる上、必要なものはサッと取り出すことができます。ついでにケーブルや延長コードも必要最低限以外は床から浮かすことで床のお掃除もしやすくなりました。収納は今はまだスカスカですがここも使いやすいように日々進化中♪
業務も環境も日々改善進行中です。
Vol.1 知恵を出し合い改善中 編
今回は事業継承をしたアーバンサービスの事務所の様子を少しだけご紹介。
ここでは経理業務をはじめ、いろいろな事務を行っています。
この「事務」という業務、どこの会社にもある業務ですが、簡単な様で実はかなり奥が深く、当然、会社によってやり方、ルールはまちまち。
例えば、かこ川商店でもアーバンサービスでも請求書を発行していますが、導入しているシステムは異なり、やり方ももちろん異なります。
今、アーバンサービスでもかこ川商店での請求書の発行方法に近いやり方にしようということになり、そのやり方を整えるお手伝いをしています。
アーバンサービスの経理のことなら何でも知っているYさんに今のやり方を教えてもらいつつ、
かこ川商店ではこういう流れでやっていますよ、とか、そのためにこういうリストを作っていますよ、などの情報を伝えつつ、
お互いの経験をフル活用し、知恵、アイデアを出し合って進めています。
どうせなら、誰にでもわかりやすいやり方にしたい！
今あるものを最大限に利用して少ない手間で必要なリストを作りたい！という欲求を満たしつつ、
何よりもミスが起こりにくく、やりやすい方法にすることが目標!!
Yさん作成のリストはすでに何回かバージョンアップを続けており、またシステムの今まで使用していなかった機能を利用するため、Yさんがシステムのコールセンターに電話して聞くこともあれば、私がホームページを検索することも。
「大丈夫かな、ちゃんとできるかな」とこわごわと始めたことが、「これならうまくいきそう」「こうすればスムーズにできる」と思えたときの喜びは大きいです。
ずっと同じ業務をしているといつの間にか「こうするのが当然!」と思いがちですが、本当にそれが当然で、それしかやり方がない？
もちろん複雑なやり方には深〜い理由がある場合もありますが、ずっとこのやり方だったから、というだけの場合や、以前はこうだったからこうしていたけど、実は今はこうする必要はない、なんていうことも。
導入しているシステムでも「そういえば、ここ触ったこともないな」という機能があったり・・・。
なので「なぜこのやり方なの？」「この機能ってなんのためにあるんだろう？利用すると便利になる？」と立ち止まって考えてみることは必要だな、と改めて実感する日々です。
お互いの会社を知り、よりやりやすい方法に変えていく活動はまだ始まったばかり。
試行錯誤の日々は続きます。
